5 algemene tips om je e-mailverkeer te optimaliseren
5 algemene tips om je e-mailverkeer te optimaliseren
Mail is een belangrijk onderdeel van onze communicatie.
Iedereen gebruikt het. Voor het werk, studie, persoonlijke zaken en alles daartussen.
Dit medium heeft al lang de postduif ingehaald.
Maar weinigen onder ons hebben echt leren mailen.
Ikzelf ben al een vijftiger en ‘in mijn tijd’ (help!) bestond er zelfs nog geen internet, laat staan een e-mail.
En daarom heb ik er mijn missie van gemaakt om de ondernemers en hun team op weg te zetten naar een vlotte mailcommunicatie met hun (potentiële) klanten, met hun leveranciers of met hun team.
5 algemene tips
1. Duidelijk en informatief
De persoon die je mail ontvangt moet onmiddellijk begrijpen wat je bedoelt.
Je hoeft niet rond de pot te draaien.
Wat je in 5 zinnen kan zeggen, hoef je niet in 10 zinnen uit te leggen.
Val maar met de deur in huis, een inleiding is echt niet nodig.
En zorg dat de informatie opvalt.
Hoe? Dat is voor een andere blog.
2. Enthousiast
Tover een glimlach op het gezicht van de ontvanger door enthousiast te zijn.
Schrijf positief en enthousiast.
3. Zorgvuldig
Haast en spoed is… ja, zelden goed.
Ook bij het schrijven van mails.
Lees alles goed na.
Heb je alles correct geschreven?
Zijn de zinnen niet te lang?
…
Neem de tijd om je mail te herlezen.
En dan pas druk je op ‘verzenden’.
4. Snel reageren
Snel wil niet zeggen, onmiddellijk antwoorden en verzenden.
Het betekent dat je snel een seintje geeft aan de afzender dat je de mail goed hebt ontvangen.
Je vertelt hem wanneer hij antwoord kan verwachten of wanneer je zijn vraag behandelt.
Dat zal al een heleboel telefoontjes schelen.
Het enige wat jij moet doen is je dan ook aan je belofte houden.
5. De juiste toon
Zorg dat de toon van de mail bij de ontvanger past, maar vooral ook bij jou.
Zouden de woorden ook uit je mond kunnen komen?
Een mail is de schriftelijke verwoording van wat je aan de telefoon zou zeggen, alleen een beetje meer bijgeschaafd.
Ik sta vaak versteld hoe sympathiek mensen aan de telefoon klinken terwijl hun mails altijd zo saai en zakelijk zijn.
Willen jij en je team beter leren mailen?
Vraag dan de gepersonaliseerde training ‘Leer efficiënt e-mailen’ aan voor jouw team.
Ik baseer me op mails die jullie naar klanten sturen om meer inzicht te geven in de manier waarop jullie mailen.
We passen de geleerde technieken toe op reeds verstuurde mails.
De training duurt 2 tot 3 uur afhankelijk van de mails die ik doorgestuurd krijg op voorhand.
Achteraf blijf ik nog 1 maand stand-by om jouw team bij te staan.
Of sluit aan bij de workshop over mailen én vergaderen
die ik geef samen met Bjoke De Vos in De Rekolt in Gooik.
De eerste is op 12 maart 2024.
Op 27 mei geven we deze opnieuw.
